App helyett folyamat: miért bukik el a legtöbb KKV digitális fejlesztése?
Miről szól ez a cikk?
A cikk arról szól, hogy a digitalizációs projektek többsége azért bukik el, mert a technológia bevezetése előtt nem vizsgálják felül a mögöttes folyamatokat, így a rossz folyamatokat egyszerűen digitalizálják meg. A sikeres digitalizációhoz szükséges a folyamat-audit, a felhasználók bevonása, iteratív megközelítés és az vezetői támogatás, az igazi cél pedig a folyamatok egyszerűsítése vagy elhagyása, nem pedig automatizálása. A szerző azt javasolja, hogy bármely digitalizáció előtt kritikusan gondoljunk végig, melyik lépésekre valóban szükség van.
"Kell egy app" – ez a mondat majdnem minden digitalizációs projekt kiindulópontja egy KKV-nál, és majdnem minden esetben téves kiindulópont. A kutatási tapasztalatunk szerint a digitalizációs projektek többsége nem azért bukik el, mert a technológia rossz volt, hanem mert a mögötte lévő folyamatot sosem tervezték újra.
A tipikus hiba: digitalizálni a rossz folyamatot
Amikor egy papíralapú vagy Excel-alapú folyamatot egyszerűen "átteszünk" egy appba vagy szoftverbe anélkül, hogy megkérdőjeleznénk a lépéseit, a digitális verzió ugyanazokat a súrlódásokat örökli, csak drágábban és lassabban bevezetve. Egy 15 lépéses jóváhagyási folyamat digitálisan is 15 lépéses marad – csak most már mindenkinek meg is kell tanulnia egy új felületet hozzá.
A valódi kérdés sosem az, hogy "milyen szoftvert vegyünk", hanem: melyik lépést lehetne teljesen elhagyni, összevonni, vagy automatizálni – mielőtt bármit leprogramoznánk.
Mi különbözteti meg a sikeres digitalizációt?
- Folyamat-audit a technológia előtt. A sikeres projekteknél 2-4 hetet töltöttek a jelenlegi folyamat feltérképezésével, mielőtt egyetlen sor kód is megszületett volna.
- A felhasználók bevonása a tervezésbe, nem csak a tesztelésbe – ők tudják, hol vesztegetik ténylegesen az idejüket.
- Kis lépések, gyors visszacsatolással. Nem egy nagy "big bang" bevezetés, hanem heti iterációk, mérhető eredményekkel.
- A vezetőség elköteleződése nem csak a büdzsé jóváhagyásában, hanem a folyamat aktív végigkövetésében is.
A legjobb digitalizációs projekt az, amelyik végén kiderül: a folyamat fele egyszerűen elhagyható volt – nem digitalizálásra, hanem törlésre szorult.
Mielőtt digitalizálnál: 3 kérdés, amit tegyél fel
- Ha ezt a lépést holnap törölnénk, ki venné észre, és miért?
- Hányszor csinálja ugyanezt a lépést valaki más a szervezetben, párhuzamosan?
- Mi az az egy dolog, amit a jelenlegi folyamatban senki nem mer megkérdőjelezni?
